Gebruiksvoorwaarden

Fijn dat u Slimme Dossiers gebruikt. Wij, Botz4U B.V. (Rotterdam), leveren Slimme Dossiers als online dienst (SaaS). In deze gebruiksvoorwaarden leest u wat u van ons mag verwachten en wat wij van u verwachten.

Wij richten ons op organisaties en ondernemers (B2B). Door zich aan te melden verklaart u te handelen in de uitoefening van beroep of bedrijf.

Vragen? Mail info[at]slimmedossiers.nl. Als wij schriftelijk iets anders met u afspreken, dan geldt dat boven deze voorwaarden voor zover het afwijkt.

Definities (Begripsbepalingen)

"DPA" (Verwerkersovereenkomst): overeenkomst waarin Botz4U als verwerker en klant als verwerkingsverantwoordelijke afspraken maken over Klantdata en AVG-verplichtingen. De actuele DPA is beschikbaar op slimmedossiers.nl/verwerkersovereenkomst.

"Embeddings" en "vector-index": door de Dienst gegenereerde representaties van (delen van) documenten om zoeken/antwoorden mogelijk te maken.

"Abonnement": de door klant gekozen abonnementsvorm (maand/jaar) met bijbehorende limieten en prijzen.

"Beheerder": gebruiker met beheerdersrechten binnen de tenant/licentie van klant.

"Account": een gebruikers- of beheerdersaccount binnen de Dienst.

"Klantdata": alle door of namens klant aangeleverde gegevens (waaronder uploads, prompts, AI-uitvoer en metadata) die via de Dienst worden verwerkt; klant blijft eigenaar.

"Dienst" of "Software": Slimme Dossiers; beide termen worden uitwisselbaar gebruikt.

"Slimme Dossiers": het AI-platform van Botz4U voor vraag-antwoord en documentanalyse, inclusief webapp, API en chat.

Artikel 1 – Reikwijdte en rangorde

Deze gebruiksvoorwaarden gelden voor het gebruik van Slimme Dossiers (de "Dienst"), een product van Botz4U B.V.. De Algemene Voorwaarden van Botz4U blijven van kracht. Bij strijdigheid prevaleren deze gebruiksvoorwaarden voor zover het Slimme Dossiers betreft. Voor de verwerking van persoonsgegevens geldt de Verwerkersovereenkomst (DPA) Slimme Dossiers, beschikbaar op slimmedossiers.nl/verwerkersovereenkomst.

Dit houdt in dat, voor zover deze gebruiksvoorwaarden afwijken, de bepalingen uit de Algemene Voorwaarden over betaling, looptijd/opzegging en aansprakelijkheid niet gelden voor Slimme Dossiers.

Artikel 2 – Doelgroep en zakelijke verklaring

De Dienst is uitsluitend bestemd voor zakelijke gebruikers (B2B). Bij aanmelding verklaart de gebruiker te handelen in de uitoefening van beroep of bedrijf. De aanbieder kan de overeenkomst per direct beëindigen of toegang schorsen indien deze verklaring onjuist blijkt of verificatie uitblijft. Aanvullende verificatie (bedrijfsnaam, KvK/btw-nummer) kan verplicht zijn vóór upgrade of betaling. Botz4U behoudt zich het recht voor een aanmelding of aanvraag voor (verdere) toegang of een upgrade te weigeren of te beëindigen indien Botz4U daarvoor redelijke gronden heeft (bijvoorbeeld compliance-risico's, misbruik, of onvolledige/ondeugdelijke verificatie).

Artikel 3 – Omschrijving van de Dienst

Slimme Dossiers biedt AI-ondersteunde vraag-antwoordfunctionaliteit op basis van door Botz4U beheerde 'dossiers' en, in de premium-editie, door de klant geüploade documenten. Technologie: Microsoft Azure (incl. Azure Bot Framework, Azure OpenAI, Azure Blob Storage, vector database), Clerk (authenticatie) en Stripe (betalingen). Botz4U kan dossiers en functionaliteit aanpassen of updaten.

Artikel 4 – Accounts, fair use en misbruik

4.1 Klant is verantwoordelijk voor het beheer van Accounts, het toekennen van rollen (Gebruiker/Beheerder) en de geheimhouding van inloggegevens. Inloggegevens zijn persoonlijk en mogen niet buiten de eigen organisatie van Klant worden gedeeld. Klant stelt Botz4U onverwijld op de hoogte bij verlies of (een vermoeden van) misbruik van inloggegevens.

4.2 Fair-use uitgangspunt

Slimme Dossiers is bedoeld voor dagelijks professioneel gebruik. Onder fair-use wordt verstaan: normaal, intensief gebruik van de Dienst door de Gebruikers binnen de organisatie van Klant, zoals redelijkerwijs mag worden verwacht bij het gekozen Abonnement. Dit normale gebruik is in de abonnementsprijs inbegrepen; Botz4U hanteert daarbij een ruime marge.

4.3 Omvang van gebruik

Fair-use kan onder meer zien op:

• het aantal verzoeken/chats per periode;
• het volume en de grootte van geüploade en geïndexeerde documenten;
• het totale verwerkingsvolume (zoals het aantal AI-aanroepen, rekentijd en gebruik van bepaalde modellen of functies).

De concrete categorieën en voorbeelden kunnen per Abonnement verschillen en worden toegelicht op de website, in de beheeromgeving of in een offerte of nadere afspraak.

4.4 Uitzonderlijk intensief gebruik

Indien het gebruik door Klant of één of meer Gebruikers structureel en duidelijk hoger ligt dan het gebruikspatroon van vergelijkbare klanten (bijvoorbeeld door zeer veel en zeer omvangrijke sessies per dag), zal Botz4U in de regel eerst contact opnemen met Klant. Partijen onderzoeken dan gezamenlijk of een ander Abonnement, een aanvullende gebruiksbundel of een technische optimalisatie beter aansluit bij het feitelijke gebruik.

Botz4U is in dat geval gerechtigd om, na overleg met Klant:

• het gebruik van bepaalde functionaliteit te beperken of te vertragen; en/of
• aanvullende vergoedingen in rekening te brengen voor het extra gebruik; en/of
• Klant een aangepast Abonnement aan te bieden.

4.5 Misbruik en beschermingsmaatregelen

Onverminderd het voorgaande en Artikel 7 (Acceptable Use) is het niet toegestaan de Dienst zodanig te gebruiken dat deze onevenredig wordt belast of de beschikbaarheid voor andere klanten wordt geschaad. Bij (een vermoeden van) misbruik, beveiligingsrisico's of ernstige verstoring van de Dienst mag Botz4U Accounts of toegang direct beperken of schorsen en, waar passend, de Overeenkomst (gedeeltelijk) beëindigen, met inachtneming van de overige bepalingen van deze gebruiksvoorwaarden.

Artikel 5 – Klantdata: eigendom en licentie

Alle door klant aangeleverde gegevens, documenten en chatinhoud ("Klantdata") blijven eigendom van de klant. Klant verleent Botz4U een niet-exclusieve, wereldwijde, royalty-vrije licentie om Klantdata uitsluitend te verwerken voor levering, beveiliging en verbetering van de Dienst (waaronder het genereren van embeddings in de vectorindex). Klantdata worden niet gebruikt om modellen te trainen voor andere klanten.

Artikel 6 – Uploads, verwijdering en geen back-updienst

Uploads worden opgeslagen in Azure Blob en geïndexeerd in een vector database. Bij verwijdering door klant worden de bijbehorende embeddings direct uit de zoekindex verwijderd (doorgaans binnen enkele minuten). Bij systeemverstoringen is verwijdering gegarandeerd binnen 72 uur. Verwijderingen zijn onomkeerbaar. De Dienst is geen archief- of back-upvoorziening; klant bewaart zelf kopieën. Systeemback-ups (alleen voor disaster recovery) volgen hetzelfde retentiebeleid en worden periodiek overschreven.

Artikel 7 – Acceptable Use (verboden gebruik)

Het is verboden om via de Dienst: illegale, inbreukmakende, discriminerende of pornografische content te uploaden; persoonsgegevens van derden zonder rechtsgrond te verwerken; malware te verspreiden; de Dienst te reverse-engineeren; of accounts, tokens of AI-uitvoer te delen of door te verkopen. Botz4U kan content verwijderen en accounts direct schorsen/ontbinden bij overtreding.

Bijzondere persoonsgegevens en minderjarigen (buiten scope)

De Dienst is niet bedoeld voor het verwerken van (i) bijzondere categorieën persoonsgegevens (art. 9 AVG) en/of (ii) persoonsgegevens van minderjarigen (<16 jaar). Gebruiker/Klant zal deze gegevens niet aanleveren of laten verwerken. Botz4U verwerkt dergelijke gegevens niet bewust en biedt geen functionaliteit die specifiek op deze verwerkingen is gericht.

Onbedoelde aanlevering

Bij onbedoelde aanlevering zal Botz4U na kennisname de betreffende gegevens zonder onredelijke vertraging verwijderen en Klant informeren. Eventuele afgeleiden (zoals embeddings in de zoekindex) worden direct verwijderd bij verwijdering van de brondocumenten, conform Artikel 6 en de DPA. Dit laat de overige verboden uit dit Artikel onverlet.

Artikel 8 – AI-output: geen advies, controleplicht

Antwoorden worden mede gegenereerd door AI en kunnen onvolledig of onjuist zijn. Output is uitsluitend informatief en geen juridisch/medisch/financieel advies. De gebruiker blijft verantwoordelijk voor het beoordelen, verifiëren en toepassen van de output (bijvoorbeeld door een jurist/HR-specialist te raadplegen). Waar mogelijk toont de Dienst broncitaten of context.

Artikel 9 – Privacy en gegevensbescherming

Persoonsgegevens worden verwerkt zoals beschreven in de Privacyverklaring Slimme Dossiers. Voor Klantdata waarbij de klant verwerkingsverantwoordelijke is, geldt de Verwerkersovereenkomst (DPA) waarin Botz4U optreedt als verwerker. De actuele DPA is beschikbaar op slimmedossiers.nl/verwerkersovereenkomst.

Artikel 10 – Prijzen, betaling en looptijd

Prijzen (excl. btw) en abonnementsvormen staan op de website. Betaling verloopt via Stripe. Creditcard is de standaard betaalmethode; iDEAL/SEPA kunnen beschikbaar zijn na bedrijfsverificatie. Abonnementen lopen per maand/jaar (kies) en verlengen automatisch, tenzij opgezegd vóór het einde van de lopende periode. Bij mislukte betalingen kan toegang worden opgeschort; na 30 dagen kan het account worden beëindigd. Prijswijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf aangekondigd; klant kan vóór de ingangsdatum opzeggen.

Opzegging en restitutie

Opzegging werkt aan het einde van de lopende factuurtermijn (maand of jaar, afhankelijk van het gekozen abonnement). Er vindt geen restitutie plaats van reeds gefactureerde of ongebruikte termijnen, ook niet bij tussentijdse beëindiging, downgrade of beperkte inzet van de Dienst. Wijzigingen in abonnement (upgrade/downgrade) worden pas vanaf de eerstvolgende factuurtermijn doorgevoerd.

Meerwerk

Werkzaamheden die niet in de Overeenkomst of deze gebruiksvoorwaarden zijn inbegrepen (waaronder configuraties, maatwerk of extra support) gelden als meerwerk en worden uitsluitend uitgevoerd na voorafgaande akkoordbevinding van Klant tegen het op dat moment geldende uurtarief. Meerwerk wordt separaat gefactureerd.

Artikel 11 – Garanties, aansprakelijkheid en vrijwaring

De Dienst wordt geleverd 'as is': zonder garanties op foutloosheid, continuïteit of geschiktheid voor een specifiek doel.

De totale aansprakelijkheid van Botz4U is beperkt tot een bedrag gelijk aan de door klant betaalde vergoedingen over de laatste 3 maanden, met een absoluut maximum van € 299.

Botz4U is niet aansprakelijk voor indirecte schade (gevolgschade, gederfde winst of dataverlies). Uitsluitingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van leidinggevenden. Klant vrijwaart Botz4U voor aanspraken van derden wegens Klantdata of gebruik in strijd met wet of deze voorwaarden.

Vervaltermijn voor claims

Ieder vorderingsrecht van Klant jegens Botz4U vervalt indien Botz4U niet binnen zes (6) maanden na de dag waarop Klant redelijkerwijs bekend werd of had kunnen worden met de gebeurtenis die aanleiding geeft tot de claim, daarvan schriftelijk en met voldoende onderbouwing in kennis is gesteld.

Artikel 12 – Duur, beëindiging en data-export

Elk der partijen kan ontbinden bij een toerekenbare tekortkoming die niet binnen 14 dagen na ingebrekestelling is hersteld. Na beëindiging kan klant gedurende 90 dagen data exporteren; daarna verwijdert Botz4U alle Klantdata (blobs en embeddings) conform artikel 6.

Artikel 13 – Wijzigingen, overmacht en recht

13.1 Wijzigingen van de Dienst en deze voorwaarden

Botz4U kan de Dienst of deze voorwaarden aanpassen; materiële wijzigingen worden vooraf aangekondigd. Prijswijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf aangekondigd.

13.2 Wijzigingen van DPA en Privacyverklaring

Wijzigingen in de Verwerkersovereenkomst (DPA) en/of de Privacyverklaring worden per e-mail aan de beheercontacten van Klant gecommuniceerd en treden niet eerder in werking dan dertig (30) dagen na die kennisgeving, tenzij een kortere termijn noodzakelijk is wegens wetgeving of beveiliging.

13.3 Overmacht (force majeure)

Storingen bij toeleveranciers (zoals cloudproviders) en omstandigheden buiten de redelijke invloedssfeer van Botz4U kwalificeren als overmacht. Voorbeelden zijn: (digitale) overheidsinterventies, (gedeeltelijke) internet-shutdowns, grootschalige DDoS-aanvallen, uitzonderlijke verkeerspieken, stroomstoringen en noodonderhoud bij (cloud)toeleveranciers.

13.4 Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Nederlands recht is van toepassing; de bevoegde rechter is die van het arrondissement waar Botz4U statutair is gevestigd.

Noot: de Verwerkersovereenkomst (DPA), voorheen opgenomen als Bijlage 1 bij deze gebruiksvoorwaarden, is per 24 april 2026 als zelfstandig document uitgegeven. De actuele DPA is beschikbaar op slimmedossiers.nl/verwerkersovereenkomst en maakt integraal onderdeel uit van deze gebruiksvoorwaarden voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.